TIMBRO ALERT

I terminali raccolgono le timbrature e le trasferiscono regolarmente. Il dato esiste ed è aggiornato di continuo. Ma per sapere chi è arrivato e chi no, qualcuno deve aprire il gestionale, scegliere la data, lanciare una stampa e leggerla. Nella pratica quella verifica si fa a fine mese, quando serviva la mattina stessa.

TIMBRO ALERT è l'estensione del software di rilevazione presenze TIMBRO che ogni giorno, all'ora stabilita, invia per e-mail il quadro del personale in servizio: chi ha timbrato, a che ora e se in quel momento risulta ancora in sede. In coda, l'elenco nominativo di chi non ha timbrato affatto.

Il quadro comprende tutto il personale in forza, indipendentemente dal turno o dall'orario previsto: chi entra alle cinque del mattino e chi entra alle nove stanno nello stesso elenco. Ogni riepilogo ha i propri destinatari, così direzione, ufficio del personale e responsabili di reparto possono ricevere viste diverse dello stesso giorno.

Il gestionale delle presenze non viene toccato: TIMBRO ALERT consulta i dati in sola lettura, può funzionare mentre gli operatori lavorano normalmente e la sua rimozione non lascia traccia. I dipendenti continuano a timbrare come sempre, sugli stessi terminali, e chi riceve le e-mail non deve installare nulla.

Che cosa si riceve

Ore 9:30. Il responsabile apre la posta e ha il quadro completo della giornata, senza aprire nessun programma e senza chiedere niente a nessuno.

Chi ha passato il badge alle 5:30 è tra i presenti come chi lo ha passato alle 9:00: nessuno resta fuori perché il suo orario non rientrava in una finestra.

Distinguere «nessuno ha timbrato» da «non stiamo più ricevendo dati»

Un riepilogo vuoto è ambiguo. Può significare che il personale non si è presentato, oppure che un terminale ha smesso di trasmettere e nessuno se n'è accorto. Le due cose richiedono interventi opposti.

TIMBRO ALERT verifica a ogni invio da quanto tempo non arrivano nuove timbrature. Se supera la soglia impostata, l'e-mail lo dichiara apertamente e l'oggetto stesso cambia, in modo che si veda dall'elenco della posta senza aprire il messaggio.

In coda a ogni e-mail, quando ricorrono, compaiono inoltre le segnalazioni relative a badge non presenti in anagrafica, badge intestati a personale non più in forza, dipendenti in servizio privi di badge assegnato e dati di rilevazione danneggiati.

• Capacità

• Garanzie

• Caratteristiche

Capacità

TIMBRO ALERT è in grado di:

• inviare ogni giorno, all'ora stabilita, il quadro del personale in servizio, con l'orario della prima timbratura di ciascun dipendente;
• indicare chi risulta ancora in sede e chi è già uscito al momento dell'invio;
• elencare per nome il personale in forza che non ha ancora timbrato;
• comprendere tutto il personale a prescindere dal turno, senza escludere chi lavora su orari diversi;
• gestire un numero illimitato di riepiloghi, ciascuno con i propri destinatari;
• gestire un numero illimitato di destinatari per ogni riepilogo;
• consentire di stabilire liberamente l'orario e i giorni di invio;
• limitare un riepilogo a determinati gruppi di orario, per i responsabili di reparto;
• sorvegliare in alternativa una singola fascia oraria, per il controllo degli ingressi di un turno;
• allegare a ogni e-mail lo stesso riepilogo in formato foglio di calcolo, per l'archiviazione o la rielaborazione;
• segnalare automaticamente l'interruzione nella raccolta delle timbrature;
• segnalare le anomalie di anagrafica e di assegnazione dei badge;
• escludere automaticamente dal riepilogo il personale non più in forza;
• riconoscere da sé la tecnologia dei badge in uso, senza configurazioni particolari;
• generare l'anteprima del riepilogo di qualunque giornata già trascorsa, senza inviare nulla a nessuno;
• conservare il registro consultabile di tutti gli invii, riusciti e non;
• operare in sola lettura, senza modificare in alcun modo il gestionale delle presenze in uso;

Garanzie

TIMBRO ALERT garantisce maggiore efficienza in termini di:

• tempestività nella rilevazione delle assenze, con possibilità di riorganizzare il lavoro prima che il turno entri nel vivo;
• abbattimento del tasso di assenteismo, per effetto di un controllo quotidiano e sistematico;
• minor impegno dell'Ufficio del personale, che non deve produrre a mano nessun prospetto giornaliero;
• tempestiva individuazione delle interruzioni nella raccolta delle timbrature, che oggi emergono a distanza di giorni;
• emersione delle anomalie di anagrafica e di assegnazione dei badge, che nella gestione ordinaria restano nascoste per mesi;
• omogeneità di informazione fra direzione, ufficio del personale e responsabili di reparto;
• nessun rischio operativo sul sistema in produzione, che continua a funzionare esattamente come prima;
• nessun impatto sui dipendenti, che continuano a timbrare come sempre sugli stessi terminali;
• nessuna installazione e nessuna formazione per chi riceve i riepiloghi;
• autonomia del cliente nella modifica di orari, riepiloghi e destinatari, senza ricorso all'assistenza;
• massima garanzia e riservatezza delle informazioni, con invio dalla casella di posta aziendale;

Caratteristiche

Principali caratteristiche e funzionalità:

• Quadro giornaliero del personale in servizio, con orario della prima timbratura per ciascun dipendente;
• Indicazione dello stato di presenza al momento dell'invio, con distinzione fra chi risulta in sede e chi è già uscito;
• Elenco nominativo, con numero di badge, del personale in forza che non ha ancora timbrato;
• Riepiloghi multipli e indipendenti, ciascuno con nome, orario di riferimento e propri destinatari;
• Selezione dei giorni della settimana nei quali effettuare l'invio;
• Riepilogo riferito automaticamente all'ora dell'invio, senza necessità di riconfigurazione al variare dell'orario;
• Filtro per gruppo di orario, per riepiloghi dedicati a singoli reparti o turni;
• Modalità di sorveglianza di una fascia oraria, con opzione per i soli ingressi;
• Allegato in formato foglio di calcolo con il dettaglio completo del riepilogo;
• Riconoscimento e unificazione delle timbrature ripetute a breve distanza;
• Determinazione dello stato di presenza basata sulla sequenza dei passaggi, non condizionata dall'antenna utilizzata;
• Avviso automatico, riportato anche nell'oggetto del messaggio, quando le timbrature non vengono più aggiornate;
• Segnalazione dei badge non presenti in anagrafica e di quelli intestati a personale non più in forza;
• Segnalazione del personale in servizio privo di badge assegnato;
• Segnalazione dei dati di rilevazione danneggiati o incompleti;
• Compatibilità con badge di diversa tecnologia, riconosciuta automaticamente;
• Anteprima del riepilogo di qualunque data, consultabile senza effettuare alcun invio;
• Registro storico di tutti gli invii, con esito e destinatari;
• Pannello di configurazione accessibile dal browser e riservato al server aziendale;
• Invio dalla casella di posta aziendale, con mittente definito dal cliente;
• Funzionamento in sola lettura, senza alcuna modifica agli archivi del gestionale;
• Compatibilità con la programmazione automatica delle attività di sistema.

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